1.少量或常使用之受文者在公文製作系統使用「受文機關建置」之功能，請點選以下各選項：
(1)詞庫編輯－受文機關建置－新增機關－建置A機關名稱B郵遞區號C地址－新增
(2)繕打公文之收文者(正、副本部份)時，請與機關建置中的機關名稱需一字不差，才能將正確的機關住址傳至文書組接收─成功。
2.受文者如為大量者在公文製作系統可使用「詞庫編輯」功能，請依下列步驟執行：
(1)詞庫編輯－新增－機關名稱－（雙逗點）－郵遞區號－（單逗點）－地址－儲存－建立群組名稱
(2)403,臺中市西區民生路140號
(3)開啟舊檔－傳至繕發－原詞庫檔案名稱－瀏覽－輸入建立群組名稱－傳遞─成功

A：1.受文者附件皆相同不需標明、反之請標示清楚。
2.附件份數如包含副本請在副本受文者標明含附件，未標示者副本一律採無附件辦理。
3.需與公文一併寄出之附件請自己列印足夠份數後，用迴紋針或長尾夾夾緊固定於公文上，不要以訂書機訂在公文本文上，避免發文後將應發文之附件與本文一併歸檔致忽略附件的寄出（需歸檔之附件請與公文一倂用訂書針訂妥並編上頁碼）。
4.受文者如為電子交換機關者附件列印一份備查即可（電子檔附件與公文需一併夾帶傳送至文書組）。

1.請在公文紙本上註明銷號原因。
2.公文管理系統中且仍須作收件登錄，並依照『送件登錄』－收件單位：文書組、『處理狀況』流程點選銷號並新增成功後將公文送回文書組。
3.告知單位中之公文登記桌同仁此份公文流向。
4.銷號原因為：重複發文或與發文單位協商後發文單位亦同意不辦理等。