1.少量或常使用之受文者在公文製作系統使用「受文機關建置」之功能,請點選以下各選項: (1)詞庫編輯-受文機關建置-新增機關-建置A機關名稱B郵遞區號C地址-新增 (2)繕打公文之收文者(正、副本部份)時,請與機關建置中的機關名稱需一字不差,才能將正確的機關住址傳至文書組接收─成功。 2.受文者如為大量者在公文製作系統可使用「詞庫編輯」功能,請依下列步驟執行: (1)詞庫編輯-新增-機關名稱-(雙逗點)-郵遞區號-(單逗點)-地址-儲存-建立群組名稱 (2)403,臺中市西區民生路140號 (3)開啟舊檔-傳至繕發-原詞庫檔案名稱-瀏覽-輸入建立群組名稱-傳遞─成功
A:1.受文者附件皆相同不需標明、反之請標示清楚。 2.附件份數如包含副本請在副本受文者標明含附件,未標示者副本一律採無附件辦理。 3.需與公文一併寄出之附件請自己列印足夠份數後,用迴紋針或長尾夾夾緊固定於公文上,不要以訂書機訂在公文本文上,避免發文後將應發文之附件與本文一併歸檔致忽略附件的寄出(需歸檔之附件請與公文一倂用訂書針訂妥並編上頁碼)。 4.受文者如為電子交換機關者附件列印一份備查即可(電子檔附件與公文需一併夾帶傳送至文書組)。
1.請在公文紙本上註明銷號原因。 2.公文管理系統中且仍須作收件登錄,並依照『送件登錄』-收件單位:文書組、『處理狀況』流程點選銷號並新增成功後將公文送回文書組。 3.告知單位中之公文登記桌同仁此份公文流向。 4.銷號原因為:重複發文或與發文單位協商後發文單位亦同意不辦理等。